Steg 1:  Klargör dina mål

Som ledare tar det aldrig slut. Det finns alltid något mer att göra, någon som väntar på återkoppling, något som borde hunnits med, eller något som behöver göras för att komma vidare.

Men verkligheten är att du inte kan göra allt, och allt kan inte vara lika viktigt. För att kunna prioritera måste du veta vad som verkligen är viktigast.

Vilka är dina viktigaste mål? Det kan vara verksamhetens mål, dina egna, eller båda.

Skriv ner 2–3 mål eller fokusområden, till exempel att:

• • Växa lönsamt utan att själv bli flaskhals.
  • Få en mer hållbar kalender och närvaro i ledarskapet.
  • Säkerställa att teamet får stöd och riktning.
  • Bygga struktur och kultur, snarare än att släcka bränder.

Det här blir din kompass genom hela övningen.

Det du ska fokusera på ska bidra till dessa mål, annars ska det utvärderas.

Steg 2: Vad lägger du din tid på?

Skriv ner alla återkommande uppgifter, stora som små:

Dagligen

Exempel:

• • Hantera inkommande kundförfrågningar
  • Läsa och svara på mejl
  • Hantera kalendern, boka, flytta, prioritera
  • Korta avstämningar i teamet eller ad hoc-frågor
  • Besluta om akuta ärenden
  • Svara på interna Slack- eller Teams-meddelanden
  • Godkänna fakturor eller utlägg
  • Följa upp “snabba puckar” som dyker upp under dagen

Veckovis

Exempel:

• • Planera och fördela arbete i teamet
  • Hålla lednings- eller team-möten
  • Förbereda underlag och följa upp pågående initiativ
  • Stämma av med ekonomi eller personalfrågor
  • Kommunicera beslut och uppföljning
  • Prioritera veckans fokusområden
  • Hantera leverantörer eller samarbetspartners
  • Ta tag i återkommande problem som inte fått någon lösning

Månatligt

Exempel:

• • Uppföljning av budget, mål och resultat
  • Förbereda rapporter eller presentationer till styrelse/ledning
  • Säkerställa månadsbokslut eller projektuppföljning
  • Planera kommande period (resurser, mål, aktiviteter)
  • Boka eller delta i styrelsemöten
  • Följa upp med kunder, partners eller nyckelpersoner
  • Gå igenom avtal, rutiner eller förbättringsinitiativ
  • Utvärdera tid, belastning och prioriteringar i teamet

Skriv fritt och utan att tänka för mycket. Målet är att få en så ärlig bild som möjligt, inte att formulera sig perfekt.

Steg 3: Måste du vara involverad?

För varje uppgift, ställ frågan:

Bidrar den här uppgiften till att du når dina mål och behöver du som ledare vara aktivt involverad?

Markera sedan:

• • Ja, det här bidrar till målen och kräver min närvaro och insats.
  • Kanske, jag behöver bara godkänna eller hållas informerad.
  • Nej, denna är viktig, men någon annan kan se till att det hanteras.

Det handlar inte om kontroll, utan om värde.

Du vill lägga din tid där din närvaro faktiskt gör skillnad, samtidigt som du säkerställer att den operativa verksamheten fortlöper.

Steg 4: Identifiera potentialen

Titta på dina svar i listan:

• • Ja = Din kärna är uppgifter som bara du kan eller bör göra för att nå dina mål.
  • Kanske och Nej = Din potential att frigöra tid, sådant som kan delegeras, struktureras eller hanteras av andra.

För många blir det tydligt hur vissa uppgifter ibland tränger undan det som verkligen driver verksamheten framåt mot målen.

Det är där de största möjligheterna till förändring finns.

Steg 5: Reflektera

Fundera kort:

• • Vilka uppgifter har mest påverkan på framdriften mot mina mål?
  • Var är jag “onödigt involverad”?
  • Vad skulle hända om jag släppte taget om vissa delar?
  • Vad skulle jag kunna ge mer energi till om jag frigjorde 8-16 timmar i veckan?

Reflektionen går ut på att visualisera ett alternativt arbetssätt som öppnar upp för nya möjligheter.

Att bli medveten om nuläget och se potentialen är första steget i att göra en konkret förändring.

Avslutande ord

Det handlar inte om att göra mer.
Det handlar inte om att vissa uppgifter är mindre viktiga.

Det handlar om att göra rätt saker.

Din roll som ledare är säkerställa att den operativa verksamheten fungerar, så du kan lägga din tid på visionen framåt.

Genom att du gjort denna övning har du inte bara fått en bättre uppfattning om din tid, du har dessutom ett konkret beslutsunderlag för att göra saker annorlunda.

Frida Nilsson
Executive Assistant Lead