Varför ska man använda en verksamhetskalender?

En tydlig verksamhetskalender gör att hela organisationen kan arbeta mer medvetet och samordnat. Den skapar framförhållning , så att ni slipper överraskningar och kan planera resurser, beslut och förberedelser i god tid.

Den bidrar också till effektivitet. När alla vet vad som ska göras, när det ska göras och i vilken ordning. Det minskar dubbelarbete, missade deadlines och onödiga brandkårsutryckningar.

Genom att samla allt på ett ställe skapar den transparens . Alla ser helheten, inte bara sin egen del, vilket gör det enklare att förstå hur olika aktiviteter hänger ihop och påverka varandra.

Och med tydlighet följer ansvarstagande . När roller och deadlines är synliga blir det enklare att följa upp, prioritera och ta ägarskap för resultatet.

En verksamhetskalender hjälper till att arbeta proaktivt istället för att reaktivt . Det är skillnaden mellan att driva verksamheten framåt och att ständigt försöka hinna ikapp den.

Vem är verksamhetskalender till för?

Verksamhetskalendern är ett ovärderligt verktyg för:

• VD och ledningsgrupper som vill få bättre framförhållning och minska brandkårsutryckningar.

• Styrelser och projektledningar som behöver överblick över återkommande beslut och rapporter.

• Tillväxtbolag där många initiativ pågår parallellt och struktur blir nyckeln till uthållighet.

• Executive Assistants och koordinatorer som planerar och synkar arbetet i flera spår.

Kort sagt alla som har ansvar för att hålla ihop verksamheten över tid.

När är den lämplig att använda?

Verksamhetskalendern är som mest värdefull när de återkommande händelserna inte får den tid som behövs för att vara värdeskapande. Det kan bero på att regelbundet blir satta av operativa eller frågor att de glöms bort för att man saknar överblicken.

Bra tillfällen att använda verksamhetskalendern

• Månatliga ledningsgruppsmöten
  För att följa upp föregående period och få överblick inför planering av de kommande tre månaderna.

• Arbetet med affärsplan och budget
  För att koppla planeringen till rätt tidpunkter under nästa verksamhetsår. Identifiera eventuella konflikter.

• Planering av HR-, ekonomi- och kommunikationscykler
  Så löner, rapporter, årsredovisningar, kampanjer och event inte krokar.

• Förändring eller tillväxt
  När komplexiteten ökar med fler roller, projekt eller marknader så måste nivån av samordning öka.

Genom att regelbundet återbesöka verksamhetskalendern synkroniseras inte är gemensamma arbeten mer, minskar risken för överraskningar och sista minuten arbete. På så sätt bygger ni en effektivare och mer långsiktig verksamhet.

Så här använder du verksamhetskalendern

Steg 1: Ladda ner mallen

Du kan kostnadsfritt ladda ner och använda mallan genom att klicka på knappen nedan.

Steg 2: Lista alla återkommande händelser

Lista alla återkommande händelser som inträffar varje år:

• styrelsemöten
• ledningsgruppmöten
• strategidagar
• revisioner
• affärsplanering
• kvartalsuppföljningar
• interna events
• lönerevisioner
• medarbetarundersökningar
• etc.

För varje händelse, skriv in syftet med händelsen. För dig kan det vara uppenbart, men eftersom denna delas med många människor så kan andra behöva lite mer förståelse.

Glöm inte att inkludera händelser som inte direkt kräver er insats, men där ni kan behöva agera på utfallet, t.ex. styrelsemöten om ni är en ledningsgrupp.

Steg 3: Markera när händelsen inträffar

Verksamhetskalendern är uppdelad i 3 perioder:

• För-verksamhetsåret
• Verksamhetsåret
• Efter-verksamhetsåret

För-verksamhetsåret avser händelser som inträffar inför ett kommande verksamhetsår. T.ex. affärsplanering och budget.

Verksamhetsåret avser händelsers om sker under det pågående verksamhetsåret. T.ex. rapportering, lönerevision, medarbetarundersökningar, etc.

Efter-verksamhetsåret avser händelser som inträffar efter avslutat verksamhetsår. T.ex. årsbokslut och prsredovisning.

I praktiken inträffar alla händelser parallellt under samma verksamhetsår, men avser olika verksamhetsår.

Markera under respektive månad när händelsen inträffar med:

• ett X (om exakta tidpunkten är okänd) eller
• med datum (om tidpunkten är känd).

Steg 4: Fyll i ansvarig

Delat ansvar är inget ansvar. Varje händelse behöver en utpekad person som ser till att händelsen genomförs.

Att vara ansvarig betyder inte att man är enskilt ansvarig att planera och genomföra händelsen. 

Att vara ansvarig betyder att man håller i taktpinnen och leder så att händelsen blir planerad och genomförd på ett önskvärt sätt, antingen själv eller genom andra.

Steg 5: Fyll i övrig information

Länkar

Det finns möjlighet att lägga in länkar till informationssidor på intranätet, material, mallar, teams kanaler eller andra platser av relevans för händelsen. Dessa kan vara bra för att säkerställa att alla utgår från samma information när man t.ex. ska förbereda inför en händelse.

Kommentar

Om det finns annan information som är relevant för händelsen kan man använda kommentarskolumnen för att skriva in sådant. 

Mer information kring en specifik händelse

Om du vill lägga till mer information kring en specifik händelse under en specifik månad rekommenderar vi att du använder dig av noteringar (note). Höger-klicka på cellen och välj “Ny notering / New note” för att göra detta. 

Steg 6: Sprid, granska och justera verksamhetskalendern regelbundet

Se till att alla som påverkas eller har värde av att kunna planera sitt arbete har tillgång till verksamhetskalendern. Med fördel kan den publiceras på intranätet eller annan delad yta. Glöm inte att lägga in rätt behörigheter för att undvika oönskade förändringar.

För att verksamhetskalendern ska ge önskad effekt behöver man återbesöka den regelbundet, minst en gång i månaden. Lämpligast är att lägga in det som en återkommande punkt på t.ex. ledningsgruppsmötet en gång i månaden.

Passa på att uppdatera och justera kalendern när den granskas för att säkerställa att den speglar verkligheten.

Bra jobbat!

Ni har nu en gemensam utgångspunkt för ett effektivare samarbete och en mer förutsägbar vardag för dig som ledare.

Frida Nilsson
Executive Assistant Lead