En EA jobbar för att du som ledare ska må bra och lyckas förverkliga din vision, oavsett om det är professionella ambitioner eller mer balans och närvaro i livet.

Vad gör en Executive Assistant?

Det längre svaret

En erfaren Executive Assistant tar ansvar för struktur, kommunikation och flöden i vardagen. Det kan handla om allt från kalender och möteshantering till projektkoordinering och uppföljning.

I praktiken innebär det att ledaren kan lägga sin energi där den gör störst skillnad.

Några exempel:

Bygg långsiktighet

• Årsplanering, styrelse- och ledningsmöten
• Förberedelse inför beslut och rapportering
• Kommunikation mellan olika funktioner och personer

Kort sagt, en EA skapar ordning och rytm i det som annars riskerar att bli stress och stök.

Vem behöver en Executive Assistant?

Alla som har en vision som man vill realisera men inte känner att dygnets alla timmar räcker till bör ha en EA. Tecken på detta är när:

• När du går från möte till möte utan att hinna följa upp besluten.
• När du vet exakt vad som borde göras, men inte hinner styra upp hur.
• När allt taktar på, men inget riktigt blir klart.
• När kalendern spricker redan på förmiddagen, idag igen.

• När du ständigt ligger en dag efter, oavsett hur tidigt du börjar.

• När fokus går åt till att hålla ihop dagen istället för att blicka framåt.

En EA passar särskilt bra för:

• VD:ar och chefer med en vardag där strategiskt och operativt krockar
• Entreprenörer som arbetar fler timmar än vad livet egentligen tillåter
• Styrelser som behöver avlastning med formalia och koordinering

Hur jobbar en Executive Assistant?

En riktigt bra Executive Assistant är den som får vardagen att flyta. Inte genom magi, utan genom sin erfarenhet, kompetens, struktur och förmågan att alltid ligga steget före. Det handlar om att skapa ordning i det röriga, rytm i det oregelbundna och framförhållning i det akuta. 

I praktiken kan det se ut så här:

• Innan du hunnit tänka “vi borde boka in det där” har kalendern redan omstrukturerats, inbjudningar gått ut och förberedelserna är påbörjade.
• När mejlen rasar in sorterar EA:n ut det som faktiskt kräver din uppmärksamhet, och ser till att resten hanteras, delegeras eller parkeras.
• När beslut fattas i ett möte fångas nästa steg, ansvar och deadline direkt i protokollet och följs upp veckan därpå.
• När något oväntat händer, ett schema som spricker, en resa som ändras, en ny prioritet som uppstår,  är det någon som lugnt lägger om planeringen utan att tempot tappas.

Men det är inte bara logistik. En EA väver ihop många roller på samma gång: projektkoordinator, kommunikatör, administratör, kvalitetskontrollant, och ibland den som ser när du är på väg att ta på dig för mycket.

En erfaren assistent vet när man ska agera, när man ska stämma av och när man bara ska lösa det. Det är en balans mellan självledarskap, integritet och precision, där allt syftar till att skapa trygghet och arbetsro för ledaren och teamet.

Vilken typ av person jobbar som Executive Assistant?

En erfaren Executive Assistant har ofta en bakgrund som gör att de både förstår affären och människorna i den. Det är personer som trivs bäst bakom kulisserna där de kan skapa ordning, flöde och framdrift för andra.

De har en sällsynt kombination av struktur, omdöme och social intelligens. De ser helheten, men har samtidigt öga för detaljerna som avgör om något faktiskt blir gjort. De vet när de ska ta initiativ och när de ska ge utrymme.

Många har arbetat i roller som projektledare, koordinatorer, office managers eller i ledningsnära administration. Det som förenar dem är inte titeln, utan drivkraften att få andra att lyckas.

En typisk EA är:

• driven av att få andra att må bra och lyckas
• nyfiken, snabb och lösningsorienterad
• trygg i att arbeta självständigt, men alltid nära sin(a) ledare
• bra på att läsa sammanhang och förstå vad som behöver hända
• lojal, diskret och van att hantera känslig information
• strukturerad och arbetar bort onödiga moment
• prestigelös och gör det som krävs för ett lyckat resultat
• stolt över att leverera kvalitet, även i det lilla

Kort sagt: en person som inte syns mest, men som märks mest när de inte är där.

Frida Nilsson
Executive Assistant Lead